Révision de la conception et avancement des travaux à distance
Dans tout type de projet, et donc aussi dans le domaine de la conception et de la construction de machines automatiques, des activités de contrôle et de vérification des travaux en cours sont effectuées. Ce sont des moments où on obtient des informations, on y discute, on évalue les options, les contretemps et on prend des décisions sur les modifications possibles. Deux types de vérification peuvent être effectués : la vérification de l’état d’avancement des travaux et la vérification de la conception ( » Design review « ). Les deux activités sont effectuées soit en personne, soit à travers des rapports envoyés au client de la part de celui qui construit la machine.
Il est clair que ces deux solutions de contrôle (par la présence physique ou sur la base de la documentation fournie par le fabricant) présentent des inconvénients : Les revues de conception en présence impliquent le déplacement de personnes avec une perte de temps relative et des coûts élevés, pensons aux machines fabriquées en Italie et destinées à des clients d’autres continents. En même temps, si les vérifications sont effectuées à travers les rapports de ceux qui fabriquent la machine, il faut avoir confiance en ceux qui les rédigent. Aujourd’hui, suite à la pandémie COVID-19 qui a choqué le monde, celles-ci, comme beaucoup d’autres activités, doivent être revues et réévaluées sur la base des difficultés à se déplacer entre les nations et au niveau des relations directes entre les personnes. Les technologies nous viennent en aide et aujourd’hui, la révision de la conception et l’avancement des travaux peuvent être effectués à distance grâce à des systèmes vidéo qui permettent un contrôle approfondi et réduisent la possibilité de malentendus ou de rapports incomplets ou non pertinents par rapport à la réalité.
“Ces activités de vérification sont très importantes et ont des implications sur le calendrier et les coûts du projet – explique Fabio Farneti, CEO Spai -, On ne peut pas passer outre ou se réduire à de simples échanges de documents sur la confiance. Même en période de COVID, le niveau d’attention à ces phases du processus de travail doit rester très élevé.”.
Qu’est-ce que l’état d’avancement des travaux
Il s’agit d’un contrôle programmé qui a lieu à des intervalles prédéfinis pendant la phase de construction de la machine. Habituellement, les étapes clés de la vie du projet sont identifiées, les moments clés et c’est à ces moments-là que l’avancement des travaux est planifié.
L’état d’avancement des travaux a les finalités suivantes:
- Détecter les retards dans l’exécution des travaux par rapport au plan prévu.
- Définir les actions correctives possibles pour éviter les reports et les retards ou autres effets négatifs pour atteindre les objectifs initiaux.
- Faites attention aux coûts réellement encourus et aux éventuels écarts par rapport au budget (plan de prévision des coûts).
- Circonscrivez les actions correctives nécessaires pour éviter ou limiter les dépassements de budget.
Qu’est-ce que la Design Review ( » Révision du projet « )
Le but principal du design review est d’analyser et d’étudier un aspect particulier du projet en cours de développement afin de mettre en évidence les points critiques. La révision de la conception est utilisée pour optimiser le produit en cours de réalisation.
La Design Review a les finalités suivantes :
- Identifier toute situation de risque pour chaque aspect du projet (éléments de conception douteux, incertains, de conformité douteuse avec les exigences du marché ou de clients spécifiques, de conformité douteuse avec les lois et les normes, non étayée par des calculs adéquats et des expériences, pouvant impliquer des problèmes non résolus de coût, de fabricabilité, de fiabilité, de maintenabilité, pour le produit qui découlera du projet).
- Établir pour chaque risque possible le niveau (qualitatif et quantitatif) et les influences sur la réalisation des objectifs du projet.
- Identifier ou proposer des actions possibles pour limiter et/ou contrôler en permanence les zones à risque identifiées.
- Être en soutien au processus de prise de décision.
Design Review et avancement des travaux à distance, quels sont les avantages ?
“En tant que Spai, nous offrons notre soutien à cette activité en tant que tierce partie entre le client et le fabricant de machines – explique Fabio Farneti, CEO de SPAI – Nous avons de profondes compétences techniques et nous opérons dans toutes les principales langues. Les activités qui peuvent être réalisées à distance, il faut le préciser dès le départ, doivent être complémentaires à la documentation qui, de toute façon, doit toujours être faite et partagée pour suivre le travail en cours”.
Les avantages des activités à distance
- Immédiateté de la révision. Souvent, ces phases de contrôle sont composées d’une suite infinie de mails contenant des documents et des commentaires connexes qui s’ajoutent à d’autres commentaires. Une session de vidéoconférence, avec la possibilité de partager des documents et des dessins à l’écran, peut faire gagner du temps et éviter les erreurs de communication.
- Réduction des frais de voyage
- Vérifier directement sur la machine (par vidéo haute définition) l’avancement des travaux, les fonctions mises en œuvre ou les modifications convenues.
Les risques à éviter
Il n’y a pas que des avantages, ou plutôt, les commodités que les activités à distance offrent peuvent, parfois, nous amener à les relâcher ou à en abuser au point de les rendre contre-productives.
- Surutilisation : les comparaisons à distance doivent être fixées en temps, en durée et en sujets traités (avec un CA pour chaque réunion). Le confort et la commodité du moyen de communication ne peuvent pas devenir une excuse pour des appels quotidiens sur chaque petite question.
- Les appels doivent être utilisés comme une révision et non comme un substitut aux documents. Il est également possible de clarifier et de définir les informations lors des appels, mais elles doivent ensuite être consolidées dans des documents qui créent la piste partagée, documentée et approuvée pour la poursuite des activités.
Photo de Ronald Carreño sur Pixabay