Come si redige il manuale istruzioni

Come si redige il manuale istruzioni

Dopo aver raccontato in breve la storia del manuale istruzioni, o meglio, di come l’evoluzione del mondo del lavoro, dopo la Rivoluzione industriale, ci ha portato fino alla recente normativa sul lavoro, in questo articolo parliamo come sei redige un manuale istruzioni, in particolare di come lo facciamo in SPAI.

Le prime domande da porsi: a cosa serve il manuale istruzioni? Qual è la politica aziendale sulle macchine che produce?

Sono proprio queste, secondo noi di SPAI, le prime domande dalle quali partire quando si comincia a pianificare la redazione di un manuale istruzioni. Chiarire la politica aziendale della casa costruttrice è fondamentale per iniziare il lavoro nel modo giusto. Ovvero come l’azienda vuole porsi nei confronti di chi, quella macchina, l’acquisterà.

Chi trasporterà la macchina sul luogo di produzione?

Chi la installerà?

Quale livello di autonomia si vuole lasciare nella manutenzione ordinaria della macchina?

Sono alcune delle domande che hanno un impatto notevole nel manuale che si andrà a redigere e che, a nostro parere, non possono essere tralasciate.

Chi scrive il manuale? Il redattore tecnico

Fino a poco tempo fa il ruolo del redattore tecnico, colui che scrive il manuale istruzioni, era marginale. Il manuale istruzioni era visto (a volte lo è ancora oggi) come un peso per l’azienda, un obbligo da ottemperare per legge e un costo da abbattere il più possibile. Spesso il compito di preparare il manuale era delegato a chi aveva materialmente costruito la macchina, il quale, tuttavia, aveva limitate competenze linguistiche e, allo stesso tempo, rischiava di sorvolare su importanti informazioni che lui dava per scontate.

Oggi, con gli aggiornamenti normativi sulla sicurezza del lavoro e le maggiori responsabilità del costruttore, il manuale istruzioni è diventato una parte fondamentale della macchina. È così che la figura del redattore tecnico è diventata professionalmente riconosciuta.

Come deve essere un manuale istruzioni?

Per definizione, quando parliamo di manuale istruzioni facciamo riferimento alle informazioni sulle modalità d’uso della macchina (o del prodotto) in modo corretto, conveniente e in condizioni di sicurezza. Il manuale istruzioni si serve di testi, parole, segnali, simboli o diagrammi per trasmettere informazioni a chi dovrà utilizzare la macchina: trasportarla, installarla, utilizzarla, spostarla, fare manutenzione.

Le caratteristiche principali delle istruzioni per l’uso riguardano la facilità di consultazione, la chiarezza, il linguaggio semplice ed immediatamente comprensibile.

Il manuale istruzioni deve accompagnare il prodotto per tutto il ciclo di vita e, secondo il punto 1.7.4 dell’allegato I della direttiva 2006/42/CE, deve contenere, se del caso, le seguenti informazioni:

• ragione sociale completa del fabbricante (e se del caso del suo mandatario);
• la designazione della macchina, come indicato sulla macchina stessa, eccetto il numero di serie;
• la dichiarazione CE di conformità o un documento che riporta il contenuto della dichiarazione CE di conformità;
• una descrizione generale della macchina, dalla quale si possano identificare le parti principali e le loro funzioni;
• ll’uso previsto della macchina;
• una descrizione dei posti di lavoro occupati dagli operatori;
• avvertenze in merito ai rischi residui che permangono, malgrado siano state adottate le misure di protezione integrate nella progettazione della macchina e malgrado le protezioni e le misure di protezione complementari adottate;
• le istruzioni per eseguire i lavori senza alcun rischio:
• il montaggio, l’installazione e il collegamento, inclusi i disegni e i diagrammi e i sistemi di fissaggio e la designazione del telaio o dell’installazione su cui la macchina deve essere montata;
• la messa in funzione; l’utilizzazione; il trasporto, indicando la massa della macchina e dei suoi vari elementi allorché devono essere regolarmente trasportati separatamente; lo smontaggio; la regolazione; la manutenzione;
• se necessarie, le istruzioni per la formazione degli operatori;
• se necessarie, le caratteristiche essenziali degli utensili che possono essere montati sulla macchina;
• le misure di protezione che devono essere prese dall’utilizzatore, incluse, se del caso, le attrezzature di protezione individuale che devono essere fornite;
• le condizioni in cui la macchina soddisfa i requisiti di stabilità durante l’utilizzo, il trasporto, il montaggio, lo smontaggio, in condizioni di fuori servizio, durante le prove o le avarie prevedibili;
• il metodo operativo da rispettare in caso di infortunio o avaria, per esempio le procedure per liberare persone con parti del corpo intrappolate tra elementi della macchina;
• se si può verificare un blocco, il metodo operativo da rispettare per permettere di sbloccare la macchina in condizioni di sicurezza;
• le specifiche dei pezzi di ricambio da utilizzare, se incidono sulla salute e la sicurezza degli operatori;
• se la macchina può emettere radiazioni non ionizzanti che potrebbero nuocere alle persone, in particolare se portatrici di dispositivi medici impiantabili attivi o non attivi, le informazioni riguardanti le radiazioni emesse per l’operatore e le persone esposte;
• se necessario le prescrizioni di montaggio volte a ridurre il rumore e le vibrazioni emessi (per esempio impiego di ammortizzatori, caratteristiche dei basamenti, ecc.);
• il livello di rumore aereo emesso dalla macchina.

Il manuale secondo SPAI

Rispetto alle informazioni elencate sopra che, secondo la direttiva 2006/42/CE, devono essere contenute nel manuale istruzioni, noi di SPAI riteniamo fondamentale porre particolare attenzione alla loro collocazione all’interno del testo. La Direttiva non obbliga a creare dei singoli capitoli per ognuna di queste informazioni, pertanto diventa importante inserirle laddove siano necessarie e utili per il corretto e sicuro utilizzo della macchina. Ad esempio, la descrizione delle parti della macchina e delle loro funzioni non deve essere necessariamente un capitolo a sé stante che le contiene tutte, ma le singole descrizioni e funzioni devono trovarsi in quelle pagine del manuale in cui si tratta la procedura operativa che le chiama in causa. Questo è uno dei cardini del nostro modo di operare, che evita di fornire all’operatore un manuale fatto di continui rimandi a sezioni differenti del testo, al contrario, predispone un contenuto chiaro e semplice da consultare.

Le nostre fasi di redazione del manuale:

• Confronto con l’azienda per capire la politica aziendale nei confronti del prodotto oggetto del manuale istruzioni: da questo incontro si capirà quali informazioni (basandoci sull’elenco precedente) dovranno essere presenti nel manuale consegnato al cliente.
• Reperimento di tutte le informazioni tecniche da inserire nel manuale: montaggio, smontaggio, trasporto, installazione, funzionamento, criticità, manutenzione, ricambi…
• Scrittura e impaginazione del manuale.
• Verifica dei contenuti e dell’efficacia comunicativa attraverso la consultazione di figure terze.
• Pubblicazione
• Realizzazione dei mastri, che consentono di sfruttare le parti già preparate e verificate per abbattere tempi e costi quando saranno necessarie nuove versioni del manuale.
• Gestione efficace dell’allineamento delle lingue, partendo dalla legge che obbliga di fornire il manuale nella lingua dell’utilizzatore all’interno della Comunità Europea. Questo un altro fattore di forte impatto su tempi e costi.