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Comment rédiger le manuel d’instructions

Comment rédiger le manuel d’instructions

Après avoir raconté en bref l’histoire du manuel d’instructions, ou plutôt de la manière dont l’évolution du monde du travail, après la révolution industrielle, nous a conduits à la récente législation du travail, nous décrivons dans cet article comment rédiger un manuel d’instruction, en particulier comment nous le faisons en SPAI.

Les premières questions à poser : à quoi sert le manuel d’utilisation ? Quelle est la politique de l’entreprise sur les machines qu’elle produit ?

Ce sont précisément ceux-ci, selon nous de SPAI, les premières questions à partir desquelles on commence à planifier la préparation d’un manuel d’instructions. Clarifier la politique de l’entreprise du fabricant est fondamentale pour commencer le travail de la bonne façon. En d’autres termes, comment l’entreprise souhaite-t-elle s’opposer à ceux qui achèteront la machine.

Qui transportera la machine sur le lieu de production ?

Qui l’installerà?

Quel niveau d’autonomie on veut laisser dans l’entretien ordinaire de la machine ?

Ce sont quelques-unes des questions qui auront un impact significatif dans le manuel qui sera rédigé et qui, à notre avis, ne peuvent pas être abandonnées.

Qui écrit le manuel d’instructions ? L’éditeur technique

Jusqu’à récemment, le rôle de l’éditeur technique, celui qui rédige le manuel d’instructions, était marginal. Le manuel d’instruction a été perçu (parfois il en est encore aujourd’hui) comme un poids pour l’entreprise, une obligation légale et un coût à réduire autant que possible. La préparation du manuel a souvent été confiée à celui qui avait réellement construit la machine, qui avait cependant des compétences linguistiques limitées et risquait en même temps de passer des informations importantes qu’il tenait pour acquises.

Aujourd’hui, avec les mises à jour réglementaires sur la sécurité et les responsabilités du fabricant, le manuel d’instructions est devenu un élément fondamental de la machine. C’est ainsi que la figure de l’éditeur technique est devenue professionnellement reconnue.

À quoi un manuel d’instructions devrait-il ressembler ?

Par définition, lorsque nous parlons du manuel d’instructions, nous nous référons à des informations sur la façon d’utiliser la machine (ou le produit) correctement, facilement et dans des conditions de sécurité. Les principales caractéristiques des instructions d’utilisation concernent la facilité de consultation, la clarté, le langage simple et immédiatement compréhensible.

Le manuel d’instructions doit accompagner le produit tout au long de son cycle de vie et, conformément au point 1.7.4 de l’annexe I de la directive 2006/42 / CE, il doit contenir, si nécessaire, les informations suivantes :

  • Le nom complet du fabricant (et le cas échéant, son représentant autorisé);
  • la désignation de la machine, telle qu’indiquée sur la machine elle-même, à l’exception du numéro de série ;
  • la déclaration de conformité CE ou un document contenant le contenu de la déclaration de conformité CE ;
  • une description générale de la machine, à partir de laquelle les pièces principales et leurs fonctions peuvent être identifiées ;
  • l’utilisation prévue de la machine ;
  • une description des postes occupés par les opérateurs ;
  • des avertissements concernant les risques résiduels qui subsistent malgré les mesures de protection intégrées dans la conception de la machine et malgré les protections supplémentaires et les mesures de protection adoptées ;
  • les instructions pour effectuer les travaux sans aucun risque :
  • Le montage, l’installation et la connexion, y compris dessins, schémas et systèmes de fixation, la désignation du châssis ou de l’installation sur laquelle la machine doit être montée;
  • la mise en fonction ; l’utilisation ; le transport, en indiquant la masse de la machine et de ses divers éléments lorsque ceux-ci doivent être régulièrement transportés séparément ; le démontage ; l’ajustement ; la maintenance ;
  • si nécessaire, les instructions pour la formation des opérateurs ;
  • si nécessaire, les caractéristiques essentielles des outils pouvant être montés sur la machine ;
  • les mesures de protection à prendre par l’utilisateur, y compris, le cas échéant, les équipements de protection individuelle qui doivent être fournis ;
  • les conditions dans lesquelles la machine satisfait aux exigences de stabilité pendant l’utilisation, le transport, le montage, le démontage, dans des conditions de non-utilisation, lors d’essais ou de pannes prévisibles ;
  • le mode opératoire à respecter en cas d’accident ou de panne, par exemple les procédures pour libérer les personnes dont certaines parties du corps sont coincées entre des éléments de la machine ;
  • si un blocage peut se produire, la méthode de fonctionnement à respecter pour permettre le déverrouillage de la machine en toute sécurité ;
  • les spécifications des pièces de rechange à utiliser, si elles affectent la santé et la sécurité des opérateurs ;
  • si la machine peut émettre des radiations non ionisants susceptibles de nuire aux personnes, en particulier si elles possèdent des dispositifs médicaux implantables actifs ou inactifs, les informations sur les radiations émis à l’opérateur et les personnes exposées ;
  • si nécessaire, les instructions de montage destinées à réduire le bruit et les vibrations émises (par exemple, utilisation d’amortisseurs, caractéristiques des socles, etc.) ;
  • le niveau de bruit aérien émis par la machine.

Le manuel d’instruction selon SPAI

Par rapport aux informations énumérées ci-dessus qui, conformément à la directive 2006/42 / CE, doivent figurer dans le manuel d’instructions, nous, de SPAI, considérons qu’il est fondamentale accorder une attention particulière à leur placement dans le texte. La directive n’oblige pas à créer des chapitres individuels pour chacune de ces informations. Il est donc important de les insérer là où ils sont nécessaires et utiles pour une utilisation correcte et sécurisée de la machine. Par exemple, la description des groupes de la machine et de leurs fonctions ne doit pas nécessairement être un chapitre séparé qui les contient toutes, mais les descriptions et fonctions individuelles doivent figurer dans les pages du manuel relatives à la procédure d’utilisation qui les appelle. C’est l’une des bases de notre façon de travailler, qui évite de fournir à l’opérateur un manuel contenant des références continues à différentes sections du texte, au contraire, un contenu clair et simple à consulter.

Nos phases de rédaction du manuel :

  • confrontation avec l’entreprise pour comprendre la politique de l’entreprise à l’égard du produit objet du manuel d’instructions : à partir de cette réunion, on comprendra quelles informations (sur la base de la liste précédente) devront figurer dans le manuel livré au client.
  • La récupération de toutes les informations techniques à insérer dans le manuel : montage, démontage, transport, installation, fonctionnement, criticité, maintenance, pièces de rechange …
  • Rédaction et mise en page du manuel.
  • Vérification du contenu et de l’efficacité communicative à travers la consultation de tiers.
  • Publication
  • Création des modèles, qui permettent l’exploitation des pièces déjà préparées et vérifiées afin de réduire les délais et les coûts lorsque de nouvelles versions du manuel sont nécessaires.
  • Gestion efficace de l’alignement linguistique, à partir de la loi exigeant que le manuel soit fourni dans la langue de l’utilisateur au sein de la Communauté européenne. Ceci est un autre facteur qui a un impact important sur le temps et les coûts.