Journal de bord COVID-19: le travail intelligent
Bon, ce n’était pas si compliqué après tout. C’est ce que j’ai pensé le vendredi 13 mars 2020, presque vingt jours après avoir donné aux employés qui l’ont demandé, la possibilité de travailler à distance. Les deux premières semaines, à partir du 24 février, étaient facultatives, ils pouvaient choisir de venir au siège ou de travailler à domicile, mais à partir de la troisième semaine, le travail à domicile était devenu obligatoire. Pour la première fois, tout le personnel de la SPAI opérait à distance et je ne savais pas à quoi m’attendre. Je n’avais pas l’habitude, pour ma part, de ne pas voir ou entendre mes garçons, d’avoir cet étrange sentiment de ne pas tenir les commandes de l’entreprise. Au lieu de cela, à la mi-mars, j’ai pensé que cela n’avait pas été si difficile, que les commandes progressaient et que les délais étaient respectés, avec une qualité de travail toujours élevée.
Quand je lisais des articles sur les entreprises en grande difficulté à changer leur mode de travail, j’ai repensé, avec mon administrateur réseau, à certains choix technologiques que nous avons faits dans SPAI à partir de 2016 :
- La sélection d’un partenaire fiable et compétent pour la maintenance et le support informatique.
- Attribution à tous les employés d’un numéro interne fourni par l’opérateur téléphonique grâce à la technologie VOIP.
- Installation d’un système antivirus sur tous les PC.
- Installation d’un logiciel sur tous les PC qui permet aux TI de se connecter à distance pour la maintenance.
- Création d’un serveur de stockage de données d’entreprise et d’une base d’applications commerciales.
- Restructuration du réseau d’entreprises pour la définition des dossiers et des procédures d’archivage et de stockage des documents.
- Transfert de toutes les informations des PC individuels vers le serveur.
- Mise en place d’un système de backup structuré et redondant avec hébergement des données à distance.
- Mise à niveau de la connexion Internet en téléchargement et en envoi.
- Définition d’une hiérarchie d’utilisateurs en fonction des politiques d’accès aux dossiers et aux fichiers.
- Remplacement total et progressif des PC fixes par des ordinateurs portables.
- La sélection des logiciels les plus fiables et leur homologation sur toutes les machines de l’entreprise.
- Création d’un réseau VPN pour l’accès à distance et contrôlé au réseau de l’entreprise.
- Installation d’un pare-feu pour protéger l’accès depuis l’extérieur.
- Centralisation de l’antivirus sur le serveur pour une mise à jour automatique et contrôlée des machines individuelles.
- Remplacement progressif et développement de logiciels stratégiques avec des produits de web design qui doivent être partagés à distance par tous les employés.
- La sélection des outils de communication à distance partagés au niveau de l’entreprise.
- Modification des procédures opératoires en remplaçant les contacts personnels normaux par des appels à distance.
Mon administrateur réseau, après m’avoir rappelé ces étapes une par une, m’a confirmé que si SPAI avait réussi à maintenir la même efficacité en mode de travail intelligent, ce n’était pas le fruit du hasard, mais le résultat d’une série de choix réfléchis. Il est difficile d’atteindre un objectif par l’improvisation, il faut être clairvoyant. Il ne faut jamais penser d’être arrivé, d’être prêt pour aujourd’hui, mais demain est un inconnu et il faut s’y préparer.
Mais il y a un autre facteur important à prendre en compte lors du passage aux modes de travail à distance : le changement de mentalité dans la relation entre le propriétaire et les employés et entre les employés eux-mêmes.
Il n’y a plus de carte horaire à tamponner, il n’y a plus de contrôle visuel sur la présence et les activités du travailleur. Le risque est que des doutes et des questions commencent à s’insinuer dans votre esprit : travaillent-ils ou font-ils autre chose ? Ont-ils atteint les heures qu’ils étaient censés faire aujourd’hui ? Ils n’écrivent pas avec la télévision allumée ? Des doutes légitimes et évidents pour ceux qui ont tant investi dans une entreprise et son personnel.
Il existe plusieurs méthodes pour « contrôler » qui travaille dans le cadre du travail à distance. Un logiciel plus ou moins efficace, capable de surveiller l’activité sur un PC avec une grande précision, pour comprendre si, qui a accès à cet ordinateur, travaille vraiment et n’a pas, en revanche, placé un robot ou un chat pour taper les lettres sur le clavier.
Blague à part, ces logiciels sont là et font leur devoir, mais ce n’est pas là que la partie se joue, à mon avis. La partie de travail à distance se gagne sur le plan des mentalités. Le propriétaire et les employés doivent changer leur mode de fonctionnement et de relation, les bases de la relation ne sont plus les heures de travail canoniques, mais doivent devenir les objectifs à atteindre, la haute qualité à garantir.
Je ne pourrai pas savoir si mon employé a travaillé 6, 8 ou 10 heures ce jour-là, mais je n’aurai pas à m’inquiéter de cela, l’important est qu’il ait atteint les objectifs qu’il s’était fixés pour ce jour-là et, s’il n’a pas réussi, il partage avec moi les problèmes qui ont pu survenir.
La confiance et le sens des responsabilités, ce sont les points clés d’un travail à distance réussi.
Outre la technologie, mais nous avons déjà parlé de cela.
Un grand merci à Palomar s.r.l. qui, au cours de ces années, nous a accompagnés dans cette voie d’amélioration et a été présente aussi, mais surtout, dans un moment comme celui-ci.
Fabio Farneti
