COVID-19 Logbuch: smart working
Ok, so schwierig war es schließlich doch nicht. Das dachte ich am Freitag, dem 13. März 2020, ungefähr zwanzig Tage nachdem ich den Mitarbeitern, die es wünschten, die Möglichkeit gegeben hatte, in smart working zu arbeiten. Die ersten zwei Wochen, ab 24. Februar, waren freiwillig, sie konnten wählen, ob sie ins Büro kommen oder zu Hause arbeiten wollten. ab der dritten Woche war stattdessen die Arbeit von zu Hause aus obligatorisch geworden. Das war das erste Mal, dass alle SPAI-Mitarbeiter aus der Ferne arbeiteten, und ich wusste nicht, was mich zu erwarten. Ich war nicht gewohnt, meine Jungs nicht zu sehen oder zu hören. Ich hatte das Gefühl, nicht die Zügel des Unternehmens in der Hand zu halten. Stattdessen dachte ich Mitte März, dass es gar nicht so schwierig gewesen war, dass die Ordnungen vorankommen und die Zeiten respektiert waren und die Qualität der Arbeit hoch bleibt.
Während ich über Unternehmen las, die großen Schwierigkeiten hatten, ihre Arbeitsweise zu ändern, ging ich zusammen mit meinem Netzwerkadministrator einige technologische Entscheidungen durch, die wir in SPA getroffen haben ab 2016:
- Auswahl eines zuverlässigen und kompetenten Partners für Wartung und IT-Support.
- Vergabe einer internen Nummer, die von der Telefonistin dank der VOIP-Technologie freigegeben wurde, an alle Mitarbeiter.
- Installation eines Antivirus-Systems auf allen PCs.
- Installation von Software auf allen PCs, die es der IT erlaubt, eine Fernverbindung zur Wartung herzustellen.
- Schaffung eines unternehmensweiten Datenspeicherservers und einer unternehmensweiten Anwendungsbasis.
- Neustrukturierung des Firmennetzwerks zur Definition von Ordnern und Verfahren zur Ablage und Speicherung von Dokumenten.
- Übertragung aller Informationen von den einzelnen PCs auf den Server.
- Implementierung eines strukturierten und redundanten Backup-Systems mit Remote-Daten-Hosting.
- Verstärkung der Internetverbindung im Download und Upload.
- Definition einer Benutzerhierarchie nach Ordner- und Dateizugriffsrichtlinien.
- Vollständiger und schrittweiser Ersatz von fest installierten PCs durch Laptops.
- Auswahl der zuverlässigsten Software und Genehmigung aller Firmenrechner.
- Schaffung eines VPN-Netzes für den entfernten und kontrollierten Zugriff auf das Firmennetz.
- Installation einer Firewall zum Schutz des Zugriffs von außen.
- Zentralisierung des Antivirus auf dem Server zur automatischen und kontrollierten Aktualisierung der einzelnen Rechner.
- Schrittweiser Ersatz und Entwicklung von strategischer Software durch Webdesign-Produkte, die von allen Mitarbeitern aus der Ferne gemeinsam genutzt werden müssen.
- Auswahl von Tools für die Fernkommunikation, die auf Unternehmensebene gemeinsam genutzt werden.
- Änderung von Betriebsverfahren durch Ersetzen normaler persönlicher Kontakte durch Ferngespräche..
Nachdem mich mein Netzwerkadministrator nach und nach an diese Schritte erinnert hatte, bestätigte er mir, dass, wenn es SPAI geschafft hat, die gleiche Effizienz in smart working Arbeitsmodus zu erreichen, es nicht nur Glück war, sondern das Ergebnis einer Reihe überlegter Entscheidungen. Es ist schwierig, ein Ziel durch Improvisation zu erreichen, man muss weitsichtig sein. Und man darf nie denken, dass man angekommen ist, weil man für heute bereit ist, aber das Morgen ist unbekannte, und man muss vorbereitet sein.
Aber es gibt noch einen weiteren wichtigen Faktor, den es bei der Umstellung auf smart working Arbeitsmethoden zu berücksichtigen: den Mentalitätswechsel in der Beziehung zwischen Eigentümer und Mitarbeitern und zwischen den Mitarbeitern selbst.
Es gibt keine Zeitkarte mehr, es gibt keine visuelle Kontrolle über die Anwesenheit und den Betrieb des Arbeiters. Es besteht die Gefahr, dass Zweifel und Fragen erwecken: arbeiten sie oder tun sie etwas anderes? Haben sie die Stunden erreicht, für die sie heute vorgesehen waren? Schreiben sie nicht mit dem Fernseher auf? Berechtigte und offensichtliche Zweifel für diejenigen, die so viel in ein Unternehmen und seine Mitarbeiter investiert haben.
Es gibt mehrere Methoden, um zu „kontrollieren“, wer beim smart working arbeitet. Mehr oder weniger effiziente Software, die in der Lage ist, die Aktivitäten auf einem PC mit großer Präzision zu überwachen, um zu verstehen, ob derjenige, der Zugang zu diesem Computer hat, wirklich arbeitet und keinen Roboter oder eine Katze positioniert hat, um die Buchstaben auf der Computertastatur zu tippen.
Spaß beiseite, diese Software ist da und tut ihre Pflicht, aber hier, meiner Meinung nach, ist die Mentalität die wichtigste Sache. Der Eigentümer und die Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsweise und ihr Verhältnis zueinander ändern, die Eckpfeiler des Verhältnisses sind nicht mehr die kanonischen Arbeitszeiten, sondern die zu erreichenden Ziele, die zu garantierende hohe Qualität.
Ich werde nicht wissen können, ob mein Mitarbeiter an diesem Tag 6, 8 oder 10 Stunden gearbeitet hat, aber ich muss mir darüber keine Sorgen machen, wichtig ist nur, dass er die Ziele erreicht hat, die er sich für diesen Tag gesetzt hatte, und wenn ihm das nicht gelungen ist, teilen Sie mir alle Probleme mit, die aufgetreten sind.
Vertrauen und Verantwortungsgefühl, das sind die Schlüsselpunkte für erfolgreiches smart working.
Neben der Technologie, aber darüber haben wir schon gesprochen.
Ein großes Danke an Palomar s.r.l., die uns in diesen Jahren auf diesem Weg der Verbesserung begleitet hat und vor allem in einem Moment wie diesem anwesend war.
Fabio Farneti
